이 문서는 개인 의견을 피력하므로 특정 회사나 조직을 대변하지 않습니다.
이 글에서는 문서 협업 시스템 세 종의 장단점을 검토하고 이 중 하나를 선택할 것을 제안한다.
Dropbox
우선 Dropbox는 검토 대상에서 제외한다. 파일 공유용으로는 매우 훌륭하지만 문서와 관련된 전문적인 기능을 제공하지는 않기 때문이다.
Evernote / Google Drive / Onenote
- 상, 중, 하 순으로 좋다. 비용이 \’상\’이라 하면 돈이 제일 적게 든다는 뜻이다.
- \’또는\’이란 키워드가 들어가면 제품 버전에 따라 평가가 달라진다는 말이다.
기본 기능
| 기능 | 에버노트 | 구글 드라이브 | 원노트 |
|---|---|---|---|
| 글 읽기 | 상 | 중 | 상 |
| 글 쓰기 | 하 | 중 | 상 |
| 글 수집 | 상 | 하 | 중 |
| 글 공유 | 상 | 중 | 상 |
| 글 분류 | 중 | 하 | 상 |
| 웹 지원 | 상 | 상 | 하 (기능은 최상이나 엄청나게 느림) |
| PDF 지원 | 상 | 중 | 상 |
| 워드/엑셀 지원 | 하 | 중 | 상 |
| 워드 등의 첨부 문서 검색 | 상 | 상 | 상 |
| OCR 검색 | 지원 | 지원 | 지원 |
| 파일 공유 | 중 (노트당 100메가 제한) | 상 | 중 또는 상 |
| 이메일 연동 | 중 | 중 | 상 |
| 일정 관리 | 하 | 중 | 상 |
| 녹음 | 상 | 하 | 상 |
| 문서 충돌 처리 | 중 | 상 | 중 |
| Active Directory 지원 | 하 | 상 | 상 |
| 비용 | 중 | 상 | 중 또는 상 |
모바일
| 기능 | 에버노트 | 구글 드라이브 | 원노트 |
|---|---|---|---|
| 엑셀 다루기 | 읽기 전용 | 편집 가능 | 모바일 지원 자체가 약함 |
| 써드파티 앱 | 상 | 하 | 하 |
Mac OS X
| 기능 | 에버노트 | 구글 드라이브 | 원노트 |
|---|---|---|---|
| 통지 | 중 | Archy 사용시 상 | 하 |
| 동기화 | 상 | 하 | 상 |
총평
운이 좋은지 나쁜지 세 시스템을 각기 다른 회사와 모임에서 기업용 서비스로 써 보았다. 문서 작성과 공유가 가장 활발했던 시스템은 원노트였다. 무엇보다 아웃룩과 연동하여 글과 첨부 파일을 내보내고 가져올 수 있기 때문에 라이브 상황에서 오가는 각종 논의를 바로 문서로 정리해 작성하기 편했다.
하지만 윈도우 외의 환경에선 원노트를 쓰기엔 문제가 많다. 무엇보다 Mac OS X용 Onenote가 없다. Outline이란 써드파티 앱이 있긴 하지만 아직까진 읽기 기능만 지원한다.
구글 드라이브는 엑셀을 웹에서 바로 편집할 수 있기에 일정 및 업무 관리용으로 쓰는 사람이 많다. 하지만 그 외에는 기대할 바가 없다. 문서 공유가 제일 안 이뤄지는 시스템이다. 그나마 Archy 같은 앱을 사용하면 새 글 통지가 오고 문서를 탐색하기 쉬워져서 상황이 개선된다. 하지만 Mac OS X용 구글 드라이브 앱의 동기화 기능에 문제가 많은데다 달리 장점이라 꼽을 게 없다.
결론적으로 에버노트 비즈니스를 사내 문서 시스템으로 추천한다. .xlsx, .doc 등과 같은 외부 파일의 지원이 약하다는 점이 아쉽지만 적어도 이런 문서를 노트에 첨부하면 검색은 잘 된다. 외부 문서를 검색해 찾아서 키노트 등 외부 앱을 띄우면 조금 귀찮긴 해도 문제 없이 사용가능하다.
에버노트의 최대 강점은 써드파티 앱이 많다는 것이다. 잘 사용하면 아래와 같이 유용한 기능을 활용할 수 있다.
- 웹에서 찾은 기술 문서를 클릭 한번으로 모두와 공유한다. (Clearly, 무료)
- 스크린샷을 찍고 편집하여 공유한다. (Skitch, 무료)
- PDF 문서에 가볍게 메모하고 공유한다. 서류 결제용으로 사용가능하다. (Skitch, 무료)
- 명함을 모으고 공유한다. (Evernote Hello, 무료)
- Facebook, Twitter, RSS 등의 최신 정보를 자동으로 수집한다. (ifttt, 무료)
- Outlook처럼 이메일과 그 첨부 파일을 자동으로 수집한다. (Postbox 또는 Powerbot, 모두 유료)
- 화상채팅을 하며 다 함께 문서를 작성하고 고친다. (LiveMinutes, 유료)
이 외에도 써드파티 앱이 많다.
